Voilà une mode qui vient d’apparaître et que j’aimerais bien voir disparaître aussi vite qu’elle est apparue : interdire les ordinateurs portables en réunion ! C’est un phénomène récent
que je trouve particulièrement contre-productif. En effet, je vois plusieurs avantages au fait d’utiliser mon PC lors des réunions auxquelles je participe.
Pas de double saisie
Le premier est d’éviter une double saisie. Dans la plupart des cas, les informations que je note en réunion vont devoir être transposées en version électronique. Qu’il s’agisse du compte rendu de réunion dont il m’arrive d’avoir la charge ou des notes que je prends lorsque je rencontre un client ou un prospect, il faudra en passer par une version électronique. Le compte-rendu sera plus facile à diffuser et mes notes seront plus faciles à conserver sur la durée. Alors autant saisir tout cela immédiatement sur mon ordinateur.
Accès facilité
Ensuite, le second avantage que je vois est qu’il sera bien plus facile d’avoir un accès immédiat à des données stockées sur mon PC que dans une pile de cahier de notes comme j’en ai encore rencontrée une chez quelqu’un il y a quelques jours. Un outil comme Onenote me rend d’ailleurs des services très intéressants lors des réunions auxquelles je participe.
Organisation immédiate
Avoir mon Ordinateur pendant une réunion me permet aussi d’accéder à Outlook immédiatement. Au moment où il est décidé d’enclencher une action je crée un rendez-vous avec moi-même ou une PMAT directement. Mon organisation se construit donc immédiatement et je n’ai plus besoin d’attendre un hypothétique compte rendu ou de relire mes notes pour savoir ce que j’ai à faire.
Et mes mails alors ?
Bien sûr, si certains managers prennent la décision d’interdire les ordinateurs portables dans leurs réunions ils ont leurs raisons. La principale est qu’ils en ont assez de découvrir que les participants à leurs réunions préfèrent traiter leurs mails plutôt que de suivre ce qui se dit. Et je les comprends ! Mais ce comportement est plus un symptôme que la maladie elle-même. En effet, il est plus intéressant de se demander pourquoi ce comportement a été adopté par certains. Il y a deux causes principales.
Pas grand-chose à faire là
La première est que le participant à la réunion se demande ce qu’il fait là. Il a été convoqué à une réunion et il attend désespérément que le sujet qui le concerne soit abordé. De fait, si vous bloquez quelqu’un pour toute la durée d’une réunion alors que seules quelques minutes justifient sa présence il est logique qu’il préfère traiter sa messagerie. Il y a quinze ans il aurait rempli son cahier de notes de dessins. Au moins avance-t-il un peu en traitant sa messagerie. Le mieux est sans doute de le faire intervenir en début de réunion puis de le libérer.
Une animation à améliorer
La deuxième raison réside aussi dans l’animation de la réunion. Si un participant trouve ses mails plus intéressants que le contenu de la réunion, l’animateur doit être capable de se remettre en question et revoir sa manière d’animer. Des solutions efficaces existent. Mais, si rien est fait et que l’on se contente d’interdire les PC durant les réunions, ce sont les blocs papiers qui vont à nouveau se recouvrir de dessins.
