Gestion et organisation du temps

Voilà dix-sept ans que j’apporte mon expertise dans toutes sortes d’entreprises. Certaines sont françaises, mais comme l’Alsace est une terre particulièrement accueillante pour les entreprises étrangères, j’ai très souvent l’occasion de travailler pour des entreprises allemandes, suisses, américaines, finlandaise, etc. Ces entreprises présentent un intérêt particulier parce qu’elle sont un lieu de rencontre, voire de confrontation, de différentes cultures professionnelles, de différentes cultures du travail. Parmi ces différences, il en est une qui est caractéristique forte du rapport que, nous français, entretenons avec le travail : le présentéisme ou, pour être plus précis, le présentéisme « stratégique ».

Une étude de l’Observatoire sur la Responsabilité Sociétale des Entreprises estime qu’en moyenne une interruption nous fait perdre 64 seconde. Cette perte de temps, comme je l’ai évoqué à plusieurs reprises, est liée au temps passé à reprendre la tâche abandonnée à cause d’une interruption. Alors, il existe une solution simple, efficace et rapide à mettre en œuvre pour éliminer environ 45 interruptions par jour. Je la pratique depuis des années, et je vous assure qu’elle fonctionne !

De quoi s’agit ? D’un simple paramétrage de votre gestionnaire de messagerie : désactiver les alertes qui vous préviennent de l’arrivée des nouveaux courriels. Cette simple modification vous fera gagner 45 minutes tous les jours. En effet, la moyenne du nombre de mails reçus quotidiennement dans le cadre professionnel en France est de 45. Chaque fois qu’un nouveau message arrive un pop-up s’ouvre, attire votre attention et provoquée une interruption. Si vous supprimez ces alertes, vous supprimez donc 45 interruptions et donc vous gagnez donc 45 minutes ! CQFD !

Voilà une mode qui vient d’apparaître et que j’aimerais bien voir disparaître aussi vite qu'elle est apparue : interdire les ordinateurs portables en réunion ! C’est un phénomène récent que je trouve particulièrement contre-productif. En effet, je vois plusieurs avantages au fait d’utiliser mon PC lors des réunions auxquelles je participe.

Pas de double saisie

Le premier est d’éviter une double saisie. Dans la plupart des cas, les informations que je note en réunion vont devoir être transposées en version électronique. Qu’il s’agisse du compte rendu de réunion dont il m’arrive d’avoir la charge ou des notes que je prends lorsque je rencontre un client ou un prospect, il faudra en passer par une version électronique. Le compte-rendu sera plus facile à diffuser et mes notes seront plus faciles à conserver sur la durée. Alors autant saisir tout cela immédiatement sur mon ordinateur.

Lorsque j'évoque les réunions et leur animation dans mes formations, il n'est pas rare (et c'est un euphémisme !)que les regards des participants se tournent vers le ciel signifiant par là que les réunions sont parfois des pensums qui cumulent les défauts : démarrage retardé, dérapage incontrôlé de la durée, contenu peu intéressant, etc. S'il est vrai que la culture de la réunion est parfois défaillante, n'oublions pas que "la critique est aisée, mais l'art est difficile". De fait, ceux qui ont en charge l'organisation, la préparation et l'animation des réunions, n'ont pas toujours assez de temps pour assumer cette mission correctement.

Gèrer efficacement sa messagerie

Philippe Helmstetter, expert en Gestion du temps et Organisation, été l' invité de la TV des entrepreneurs.

Faire face aux interruptions sur http://www.tvdesentrepreneurs.com/