La boîte de réception est souvent considérée comme le lieu de stockage ultime des mails reçus. Tout y est gardé, tout y est stocké. Résultat : les boîtes de réception comptent des milliers, des dizaines de milliers, voire, comme je l’ai déjà rencontré, dépassent la centaine de milliers de mails. Ce comportement pose plusieurs problèmes.

• Mélange des tâches et des informations.

Les mails sont parfois porteurs de tâches entreprendre et parfois d’informations dont certaines sont à conserver alors que d’autres qui ne méritent qu’une lecture avant suppression. Ne pas faire de tri va générer une confusion, un brouillard organisationnel qui va fortement renforcer le sentiment surcharge.

• Les tâches à entreprendre ne sont pas classées dans le bon ordre.

Les mails sont classés par défaut dans l’ordre de leur arrivée. Pour ceux qui sont porteurs d’un travail à faire, cet ordre n’a pas grand-chose à voir avec l’ordre dans lequel il faudrait les traiter. Pourtant, dans tous les outils de messagerie qui existent, vous pouvez organiser vos tâches par ordre de traitement en utilisant le gestionnaire de tâches. Or, créer une tâche, notamment dans Outlook à partir d’un mail est très simple, (voir la vidéo).

• Impact écologique

Stocker un grand nombre de mails augmente le coût carbone de votre activité bureautique. Même si ce stockage n’est pas le facteur le plus important, le réduire est une action simple qui bénéficie à notre planète et dont nous ne devrions pas nous passer.

Pour résumer, voici donc 3 conseils :

• Classez les mails d’information que vous souhaitez conserver dans des dossiers à côté de votre boîte de réception.
• Transformez vos mails « pour action » en tâches pour vous organiser en utilisant le glisser lâcher par exemple.
• Supprimer les mails inutiles

Ces 3 actions simples vous permettront :

• De retrouver le contrôle de votre messagerie. Électronique.
• De gagner en sérénité face à une boîte de réception allégée.
• De retrouver facilement et rapidement les informations dont vous pouvez avoir besoin.
• De réduire votre impact carbone.

Ces conseils font partie des apports de la formation, « Gérer son temps et ses priorités« . Pour en savoir plus, contactez-moi !