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Une méthode de traitement des mails

Si vous êtes un lecteur régulier de ce blog ou si vous avez suivi une de mes formations, vous connaissez la très grande importance que j’attache à la gestion efficace de ma messagerie électronique. Au long de mes nombreuses années consacrées à aider les participants à mes formations, j’ai été amené à développer une méthode de traitement des mails, une logique qui me permet très vite de prendre les bonnes décisions à propos des informations entrantes. Je vous propose de la partager avec vous aujoud’hui.

 

Mais avant de « dérouler » ce processus, j’aimerais faire un rappel : je ne traite mes mails que quand JE l’ai décidé et pas surtout pas au fur et à mesure de leur arrivée ! Il est, par exemple, inacceptable que les mails me dérangent au moment où je rédige cet article. Retrouver le fil de ma rédaction me à chaque message me ferait perdre bien trop de temps.

1. Supprimer

C’est par là que je commence ! Parmi tous les mails que je reçois, une part non négligeable est sans intérêt. Je les supprime sans autre forme de procès. Je fais cela vite, ca « débarrasse » et cela me permet d’y voir plus clair.

2. Traiter les réponses rapides

La réponse à certains mails peut être rapide. Si c’est le cas, je clique sur « Répondre », je rédige ma brève réponse, j’envoie…. et je supprime le mail original (sauf s’il contient une pièce présentant un intérêt) ! En effet, l’élément envoyé créé automatique par mon outil de messagerie contiendra tout ce que je pourrais souhaiter conserver. Je peux donc supprimer l’élément reçu.

3. Les PMAT dans les tâches et les actions plus longues dans mon agenda.

La troisième étape consiste à organiser mon travail. J’utilise le « Glisser-lâcher » d’Outlook pour créer les rendez-vous avec moi-même dans mon agenda et je transforme les mails « PMAT » en tâches.

4. Je classe les mails à conserver

Enfin, je classe les mails restants. Si j’ai supprimé les informations inutiles, organisé et planifié les actions à entreprendre, il ne devrait plus rester que des mails « information » que j’estime devoir conserver.

Avec cette méthode, les mails s’accumulent pendant que je travaille. Je les traite au moment que je choisis et, quand ce traitement est terminé il ne doit logiquement rien rester dans ma boîte de réception. Tous mes messages ont trouvé une destination.

-          Agenda pour les rendez-vous avec moi-même

-          Gestionnaire de tâches pour les PMAT

-          Classement pour les informations à conserver

-          Suppression pour le reste.


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