La gestion de temps et l’organisation, l’animation de réunion et la prise de parole en public sont au cœur de l’expertise de Tempeo depuis 2005. En présentiel, à distance, en mixant les modalités pédagogiques, en intra ou en inter entreprise, Philippe Helmstetter construira avec vous et pour vous un programme de formation qui changera les comportements.
Un des grands ennemis de l’efficacité professionnelle est le perfectionnisme. Il est source d’inefficacité et de perte de temps. Si vous faites parties de ceux qui relisent leurs mails quatre fois avant de cliquer sur « Envoyer », si vous êtes de ceux qui ne savent pas lâcher un dossier avant d’être…
Si, comme la plupart des gens vous avez beaucoup de choses à faire durant vos journées, il y a une question que vous vous posez probablement régulièrement : par quoi commencer ? Ce que je constate bien souvent c’est que, pour trouver la réponse à cette question, la boite de…
Bien débuter la semaine est un enjeu important. On peut se précipiter vers les mails arrivés pendant le weekend et se lancer dans l’action immédiate. C’est rassurant, cela donne le sentiment d’être efficace et d’avancer. Pour ma part, je fais un choix différent. Tout d’abord, je m’attache à être à…
Le contexte de travail actuel n’est pas vraiment favorable à l’efficacité au travail. Les open space favorisent les interruptions, les chats et autres outils de messagerie sont actifs en permanence et les téléphones semblent ne jamais devoir s’arrêter de sonner. Comment faire pour rester concentré sur vos priorités dans cette…
Le meilleur moyen d’avoir le temps c’est de se le donner. Dit comme cela relève de la banalité. Pourtant, c’est bien la base de la gestion du temps. Ce que je veux dire c’est que si vous voulez avoir du temps il faut que vous l’inscriviez dans votre agenda. Que…
Une boîte de réception sous contrôle ça change quoi ? Un des indicateurs que je trouve pertinent pour évaluer l’impact de mes formations sur le moyen terme c’est le nombre de mails en stock dans la boite de réception. En effet, comme un bureau bien organisé permet de bien travailler,…
La paresse n’est que rarement considérée comme une qualité. Au contraire, elle est même considérée comme un péché capital par l’église catholique. Pourtant, être (un peu) paresseux peut présenter des avantages. Et particulier quand cette paresse est intelligente. En effet, être paresseux vous amène à réfléchir et à trouver des…
Dans notre pays, il existe une histoire, une espèce de légende, une « fake news » tellement répétée que beaucoup la prennent pour une vérité : prendre la parole en public n’est pas donné à tout le monde. Pour le faire correctement, il faudrait posséder un talent, un don une…
Il y a encore des personnes qui utilisent un agenda papier. J’en rencontre de temps en temps lors de mes formations. Et soyons clairs : il a fonctionné pendant des années et il n’y a aucune raison pour qu’il ne fonctionne plus du jour au lendemain. Mais pour utiliser cet outil…
Je n’ai pas l’habitude de parler de mes projets très personnels, surtout sur un site internet public, pourtant, exceptionnellement aujourd’hui j’ai choisi de le faire : je me suis inscrit à un trail (course à pied en montagne) qui passe tout près de chez moi. Il y a deux raisons…
Il y a une sorte de mail qui est une vraie calamité, un désastre pour la vie de famille et le repos : C’est le mail du vendredi 15 h 30 ou 16 h qui amène un souci important. C’est une calamité parce que, au moment où il arrive il…
La plupart des êtres vivants sont soumis au rythme circadien, c’est-à-dire le rythme de 24 heures. Plantes, animaux ou êtres humains, nous adaptons nos activités à ces 24 heures que notre planète met à tourner sur elle-même. Pourtant, à l’intérieur même de ce rythme, tous les êtres humains ne fonctionnent…
« A force de sacrifier l’essentiel pour l’urgence, on finit par oublier l’urgence de l’essentiel » – Edgar Morin Cette phrase d’Edgar MORIN est révélatrice de notre époque. En effet, nous disposons aujourd’hui de nombre d’outils qui devraient nous faire gagner du temps et nous permettre d’échanger et de communiquer plus…
53 % des mails obtiennent une réponse dans l’heure qui suit leur envoi (Source Observatoire de l’Infobésité et de la Collaboration Numérique (OICN)) ! En clair, alors que l’un des principaux intérêts du mail est son caractère asynchrone, un mail sur deux est traité en une heure ou moins. C’est le…
Voilà une habitude que je rencontre bien souvent : la boîte de réception qui ne devrait être qu’un « lieu de stockage temporaire » est utilisée comme outil d’organisation et, plus précisément comme gestionnaire de tâches. Plusieurs stratégies sont possibles. La plus fréquente consiste à marquer « non lus » les mails qui portent des…
Tempeo a décidé de participer aux travaux de l’OICN (Observatoire de l’Infobésité et de la Culture Numérique). Cet observatoire créé au début de ce cette année a pour objectifs de produire des données objectives et fiables autour de l’infobésité et des usages du numériques et de proposer des solutions concrètes…
En France sévit une maladie qui a des conséquences graves : le présentéisme. C’est aussi ce que l’on appelle le « syndrome de la lampe allumée » signifiant pas là que le présentéisme est une manière de laisser la lampe de son bureau allumée pour que l’on sache bien que l’on est resté…
Parmi les bonnes habitudes qui permettent à Laura, cette jeune femme dont je vous ai souvent parlé, d’être efficace, il y a celle qui consiste à se donner des objectifs quotidiens. Les bénéfices qu’elle en tire sont multiples. Face au flux du quotidien, les mails, le téléphone, les collègues, etc,…
A la grande surprise de certains participants à mes formations, je passe une grande partie, voire la presque totalité du temps que je consacre à leur accompagnement individuel à vider intégralement leur boîte de réception de messagerie. Je voudrais vous expliquer pourquoi, vous éclairer sur les objectifs de cette technique…
Quand on parle gestion du temps et organisation, on parle aussi souvent de ce que l’on appelle les « Lois du Temps ». Ce sont un certain nombre de préceptes qui commanderaient l’efficacité professionnelle. Dire que j’adhère à toutes ces lois serait exagéré, mais, parmi celles que je trouve pertinentes il y…
Vous avez sans doute déjà entendu ou lu ce mot valise apparu il y a quelques années. Il désigne la surcharge informationnelle à laquelle nous pouvons être soumis si nous n’y prenons pas garde. Elle est générée par l’hyper connexion et le fait que nos outils connectés (PC, smartphone) semblent…
« Il n’est pas de vent favorable à celui qui ne sait où aller » (Sénèque). C’est la dernière citation de ma formation « Construire son Organisation Professionnelle ». Et elle est essentielle à mes yeux ! En effet, comme nous le signifie Sénèque, sans objectifs nous risquons de passer à côté des choses importantes…
Voici la version 2 du Livre Blanc de la Messagerie Le Livre Blanc de la Messagerie- V2
Selon Adobe, un cadre français passerait 5,1 heures par jour sur ses mails. Courrier Cadre, en 2019, indiquait que les salariés de bureau participaient à 10 réunions d’une durée moyenne de 48 minutes chaque semaine ce qui représente 1,6 heures par jour. En d’autres termes, les mails plus les réunions…
J’ai brisé un couple lors d’une formation et je ne le regrette pas. 💔 C’était en 2002, je débutais dans le métier de formateur. A la fin d’une session de formation, une jeune femme a eu le sentiment d’avoir pris un mauvais chemin de vie et a fondu en larmes.…
Il y a un moyen de gagner du temps très efficace : apprendre à bien utiliser ses outils 🔨 bureautiques. Bien sûr, j’ai un intérêt direct à vous inciter à le faire puisque Tempeo propose des formations bureautiques depuis quelques temps. Faire une formation pour apprendre à bien utiliser Word…
Être efficace et bien organisé n’est pas très compliqué. Voici 8 conseils pour y parvenir Prendre des rendez-vous avec soi-même📆 : il s’agit de bloquer et de mesurer le temps nécessaire à l’accomplissement des principales tâches de votre journée. Identifier ses objectifs🎯 : comme il ne vous viendrait pas à…
Parmi les difficultés auxquelles Laura était confrontée, il en était une qui était de ne pas laisser le quotidien prendre le pas sur ses objectifs 🎯 l’éloignant ainsi de ses priorités. En effet, Laura avait beau connaître ses objectifs, tant professionnels que personnels🚴, elle se rendait bien compte que les…
J’ai découvert il y a quelques temps l’intéressant travail de Moodwork, une plateforme d’experts👨⚕️ qui travaillent sur le thème de la santé mentale🤪 au travail. Mon intérêt a, en particulier, été retenu par une infographie intitulée « Surcharge mentale attention à la surchauffe ». Hormis les symptômes à repérer pour détecter le risque…
Toujours en quête de solutions pour améliorer son efficacité professionnelle, Laura a récemment fait un choix radical : abandonner cahiers et blocs-notes✍️ pour concentrer sur son ordinateur portable💻 toutes ses prises de notes qu’il s’agisse de réunions, de formations ou de toutes autres sources d’informations utiles. Ce choix lui a…
Laura savait depuis longtemps que le début de la journée était un moment clé 🗝️ si elle voulait être efficace. Comme la plupart de ses collègues, elle avait pris l’habitude de commencer par traiter ses mails 📧. Elle gérait ceux qui lui paraissaient les plus urgents 🚒 , puis s’occupait…
Comme souvent après s’être vue confiées de nouvelles responsabilités, Laura👩💼 a dû déménager🚚 son bureau. Cela a été l’occasion de se débarrasser de choses qu’elle avait accumulées, mais aussi d’une prise de conscience : un bureau bien rangé, ordonné, « dégagé », sur lequel on ne trouve que peu de choses favorise le…
Lorsque, pour la première fois, Laura se vit confier la responsabilité d’une équipe, elle se rendit très vite compte que le nombre de réunions auxquelles elle était invitée lui prenait beaucoup trop de temps⏲️. Au bout de quelques mois, pour que sa vie professionnelle n’empiète pas trop sur les autres…
Depuis longtemps, Laura considérait la liste de tâches ✔️ comme un outil indispensable à une organisation efficace. Au début, il ne s’agissait que d’un aide-mémoire💡: dès qu’une tâche apparaissait, Laura la notait sur le support dédié. Un cahier pour le travail, un petit carnet pour le privé, un calendrier sur…
Le rendez-vous est la base de l’utilisation d’un agenda. Découvrez les paramétrages utiles de vos rendez-vous de manière à ce que votre agenda soit aussi bien organisé que possible.
Laura fait bien des progrès 👍 en matière d’organisation. Après avoir fixé et respecté l’heure ⏰ de la fin de chacune de ses journées, après avoir désactivé les notifications de messagerie électronique📬, elle vient de prendre une nouvelle décision pour mieux gérer son temps : elle a jeté🗑️ tous ses…
Je vous ai déjà parlé de Laura et de ses premiers progrès en matière de gestion du temps⏲️. Encouragée par les premiers bénéfices obtenus👍, Laura s’est posé une question : pourquoi les outils électroniques, le mail en particulier📨, auraient-ils la priorité sur les tâches qu’elle était en train de réaliser…
Laura ne s’en sortait plus ! Elle avait beau travailler, travailler et travailler encore, rien n’y faisait : elle ne s’en sortait plus 🥵. Un jour, pourtant, presque par hasard, elle a trouvé une solution quasi miraculeuse : elle avait rendez-vous avec un ami qu’elle n’avait pas vu depuis très longtemps…
Le début de la journée de travail est un moment clé🗝️: il est déterminant pour que la suite de la journée se passe au mieux. Voici donc comment je vous suggère de commencer vos journées. Faire le point sur le plan de journée Je commence toujours mes journées de bureau…
Maîtriser Outlook passe aussi par l’utilisation d’outils simples qui permettent de gagner du temps : les raccourcis clavier. Dans cette vidéo je vous présente ceux que je trouve les plus utiles, ceux que j’utilise au quotidien.
Dire non est souvent salvateur. Cela permet de gagner du temps pour de se concentrer sur ses priorités dès lors que la tâche qui nous est demandée ou que la réunion à laquelle nous sommes invité ne nous concernent que de très loin. Pourtant, bien souvent nous disons pas non…
Toutes les réunions auxquelles nous sommes invités ne sont pas utiles. Deux questions vous permettent de prendre la bonne décision : y aller ou pas.
La to do list, même si elle ne suffit pas, est un outil très utile à une organisation efficace. Elle vous aide à ne rien oublier.
A force de réagir dans immédiatement à l’arrivée d’un mail à cause des notifications, nous perdons de vue ce qui est l’un des intérêts majeurs de l’outil messagerie : son « asynchronicité ».
Je vous ai déjà et à plusieurs reprises, parlé du FOMO. Pour rappel, le FOMO, Fear Of Missing Out (peur de rater quelque chose) est ce besoin que nous éprouvons ou que nos proches éprouvent parfois, de consulter nos réseaux sociaux pour vérifier que rien d’important ne s’y passe sans…
Nous n’avons pas tous le même rapport au temps. Lothar Seiwert, un des experts reconnus du la gestion du temps propose de distinguer deux catégories. Dans quel but ? Tous simplement parce que, que vous soyez « convergent » ou « divergent » vous devrez utiliser votre agenda de manière un peu différente.
A partir d’une citation de Stephen Covey, je vous propose de réfléchir à la la place des priorités dans agenda. Faut-il considérer que ce qui est dans notre agenda est une priorité ou plutôt veillez à mettre nos priorités dans notre agenda ? La nuance vous paraît insignifiante ? Peut-être…
Pourquoi différencier les priorités des tâches secondaire ? De toutes les façons il faudra tout faire ! Et bien peut-être pas. Cette vidéo vous explique pourquoi ce distinguo est important.
Être paresseux n’est pas forcément un défaut. Si cette paresse est mise au service de votre efficacité elle est même un atout. Eloge de la paresse
Gérer ses objectifs ? Ca n’est pas bien compliqué avec un peu de méthode….
Si gérer son temps ce sont des techniques, des outils, des réflexes, mais il y a autre chose…
Gérer son temps ? Mais pourquoi ? A quoi bon ? Dans quel but ?
Gérer ses projets long terme n’est pas difficile. Il suffit de s’appuyer sur son agenda et son gestionnaire de tâches !
Nir Eyal, dans son libre « Imperturbables » nous propose une vision lucide de outils et des technologies qui ont envahi quotidien.
Voilà un façon inhabituelle de paramétrer Outlook pour vous rappeler que c’est votre agenda qui est au cœur de votre Organisation !
La messagerie électronique est aujourd’hui au cœur de la vie des entreprises. Outils incontournable à ce jour, elle est un vecteur d’information et de travail des plus efficaces. Pourtant, nombreux sont les problèmes qu’elles pose. Mais, si les problèmes posés sont nombreux, les solutions le sont tout autant. Au cœur…
Il est important de consacrer un budget temps a vos tâches pour ne retarder aucune échéances. Couplé au plan de journée le rendez-vous avec soi-même est une des clefs pour bien protéger votre temps.
Tout le monde connait la to do list, cette fameuse liste de tâche qui est souvent le seul outil d’organisation disponible. Dans cette vidéo, je voudrais vous parler d’une autre liste : la « not to do list ».
Rater une réunion ? Rien de plus facile ! Il y a tellement d’erreurs à faire. Identifiez-les un suivant ce webinaire !
Que vous utilisiez une liste de tâche papier ou que vous vous serviez de votre boîte de réception pour « gérer » vos actions, vos tâches sont organisées selon la méthode LIFO, Last In First Out (dernier entré premier sorti). En effet, dans les deux cas, les tâches les plus récemment arrivées…
Un grand nombre des articles que je mets en ligne est consacré aux mails et à la façon de les gérer. Alors que je suis avant tout un expert en gestion du temps et en organisation, pourquoi ai-je décidé de consacrer autant d’énergie à vous aider à gérer vos mails ?…
A force de me lire vous trouvez sans doute que la suppression des mails est une obsession chez moi. Vous n’avez peut-être pas tort 😉 ! Mais au-delà de ce côté obsessionnel, je voudrais souligner les raisons objectives qui font que j’attache autant d’importance à ce comportement. Retrouver ses informations Bien sûr,…
Je reviens régulièrement dans ce blog (et je le ferai encore) sur l’intérêt que présente le fait d’avoir une boîte de réception vide à intervalles réguliers dans ma journée. Arriver à ce résultat au jour le jour n’est pas compliqué. Pour les courriels qui sont porteurs d’une tâche à accomplir,…
Tous les mails n’ont pas la même importance, la même valeur. Ceux dans lesquels je suis en copie sont, en général, secondaires et peuvent être traités plus tranquillement, plus calmement. Les afficher dans une couleur différente dans votre boîte de réception vous permet de les identifier immédiatement et très simplement…
Les notifications d’arrivée des mails sont une plaie ! Vous ne me croyez pas ? Regardez cette vidéo…
Liste de tâches est un outil très répandu. Pourtant, son utilisation pose un certain nombre de problèmes.
La messagerie électronique bat chaque année de nouveaux records !
L’un des traits qui caractérisent l’époque que nous vivons est sans doute ce que j’appelle le TTS (Tout tout de suite). Aller vite, satisfaire une demande aussitôt que possible, raccourcir les délais, les réduire, les compresser encore et encore est devenu un argument commercial, un « plus », une différenciation stratégique. C’est…
Lors des accompagnements individuels que mes formations m’amènent à pratiquer, j’ai, depuis, quatre cinq ans, commencé à établir un palmarès très particulier : celui de la boîte de réception la plus chargée, celle qui compte le plus de mails. Depuis que je tiens ce palmarès, force est de constater que le…
Je dis souvent dans mes formations que, agenda papier ou électronique, la différence se joue essentiellement sur la nécessité de partager facilement l’information. Je ne suis donc pas un technophile aveuglé qui choisi un outil simplement parce qu’il est nouveau. Néanmoins, quand il s’agit de cet outil très utile, en…
Voilà une mode, une tendance bien inquiétante qui se répand insidieusement sous la pression de notre monde hyperconnecté et de rumeurs pseudo scientifiques : être multitâche serait un gage de productivité. Cette idée tend même à faire culpabiliser ceux qui, comme moi, ne parviennent pas à faire plusieurs choses à la…
Travailler aujourd’hui c’est gérer de la confusion. Cette confusion provient de deux caractéristiques du travail aujourd’hui. Multiplicité des canaux d’entrée Le travail nous parvient de multiples manières : par mail, par téléphone fixe, par téléphone portable, par échange direct, par chat, par des outils comme WhatsApp, par des outils de travail…
Je défends sans cesse la nécessité de reprendre le contrôle de vos boîtes de réception. Les avantages en sont multiples : retrouver de la tranquillité d’esprit, savoir que vos tâches sont sous contrôle, réduire l’impact environnemental de vos messagerie électroniques, etc. Mais, comment faire ce ménage alors que votre boite compte…
Ce que l’on appelle les « Lois du temps » constituent un incontournable de toute bonne formaiton à la gestion du temps. J’y fais moi-même référence, notamment en parlant des lois de Parkinson, Carlson ou Pareto. Cette loi de Pareto qui, au départ était consacrée à la répartition des richesses dans différents…
C’est très souvent la dernière action d’une journée, c’est très souvent la dernière vérification le soir, avant d’éteindre son PC et de rentrer chez soi : vérifier une dernière fois ses mails. S’assurer que rien de neuf n’est arrivé, qu’aucun nouveau message ne s’est glissé dans la boîte de réception, qu’il…
Dans la plupart des salles de réunion il est un élément de mobilier dont on peut se demander ce qu’il fait là tant il est peu utilisé : le paper-board (ou Tableau à Feuilles Amovibles en bon français ou TAFA pour faire court). Toujours présent, l’absence de feutres autant que celles…
Non ! Comme je le disais récemment dans une formation, vous n’êtes pas payés pour traiter vos mails ! Ce n’est pas une de vos missions ! A très rares exception près, personne n’est jugé, personne n’est évalué, personne n’est noté sur le nombre de mails qu’il ou elle traite. Pourtant, à entendre…
Alors que je parlais de cette tendance à conserver un nombre colossal de courriels, une participante à une formation m’a dit que cela lui faisait penser à une version électronique du syndrome de Diogène ou, pour reprendre une formulation plus scientifique, une syllogomanie électronique. Tendance à l’accumulation Ce trouble comportemental…
Dans les longues opérations de nettoyage de boîtes de réception qu’il m’arrive de faire, je me rends compte que, très souvent, les mails reçus sont traités de la même manière que les éléments envoyés : ils sont par précaution, conservés. Pourtant, je pense que les courriels reçus méritent généralement un…
Comme dans une rencontre, les premiers que vous direz lors d’une intervention orale revêtent une très grande importance. C’est comme le départ d’un cent mètres : primordial ! Il est donc indispensable de bien les choisir, de bien les préparer et de bien les dire. Pour quoi ? Ce par quoi…
Pour les salariés « il y a aujourd’hui présomption de disponibilité permanente ».
Le télétravail se met en place dans plus en plus d’entreprises et je ne dirai jamais assez à quel point je pense que c’est bénéfique. Je travaille de cette manière depuis 19 ans et j’ai mis en place quelques astuces, quelques routines, quelques habitudes pour optimiser ces périodes de travail.…
